Часто користувачі стикаються із проблемою: товар в програмі є, а на складі ні або ж навпаки. Ми спробуємо розібрати основні помилки введення обліку та допомогти оперативно реорганізувати складський облік.
Почнемо із основного, знайдемо причину появи від’ємного товару.
- Продали в мінус. Забороніть це робити, програма дозволяє налаштувати заборону відпуску товару з перевищенням кількості для користувачів.
- Не створили\Не зафіксували накладну приходу. Щоб товар появився на складі в програмі потрібно створити та зафіксувати документ. Якщо з певних причин ви забули створити документ, додайте його заднім числом. Після чого перестворіть документ відпуску, через який виник мінус. В програмі також є можливість закрити мінусові партії товарів зробивши пересорт.
- Поставили на облік інший товар. Часто назви товару відрізняються лише певними характеристиками\смаками\кольорами і в накладну приходу додають не той товар. За допомогою звітів знайдіть помилково оприбутковані товари і відкоригуйте документи.
- Змінювали документи заднім числом. Якщо вносили корективи в документи, які вже були зафіксовані то потрібно відкоригувати всі документи пов’язані із даною партією товару. Зробіть звіт за аналітичними карточками товару та проаналізуйте історію партії.
Також програма АБ ОФІС дозволяє налаштувати заборону розфіксації документів для користувачів, що унеможливить виникнення даних проблем.
- Ваговий товар, з ним завжди найбільше клопотів, оскільки його кількість\вагу фактично контролювати дуже важко. Зрівняйте наявність товару в програмі та на складі через документ інвентаризації.
Як попередити появу від’ємного товару?
- Налаштуйте систему безпеки:
- Забороніть відпуск товару з перевищенням кількості;
- Забороніть розфіксацію документів;
- Забороніть зміну дати в документах.
Детальніше з системою безпеки можете ознайомитися за посиланням.
- Навчіть ваш персонал працювати в програмі (навчальні матеріали, інструкції доступні на сайті, ютуб каналі)
- Аналізуйте стан бізнесу за допомогою звітів, хоча б раз в тиждень.
- Перевіряйте наявність товару менше нуля в програмі.