Часто підприємець стикається із ситуацією, коли хоче оформити працівника на роботу, але процес прийняття та документальна “волокіта” викликають у них лише дезорієнтацію та страх.
То що ж потрібно зробити, щоб не боятися перевірки з Держпраці? Розберемося по порядку.
Хто може оформляти на роботу працівників?
Зазначимо, що не всі групи ФОП на спрощеній системі оподаткування можуть наймати людей.
- 1 група – не має права наймати працівників;
- 2 група – можуть наймати до 10 людей;
- 3 група – не мають обмежень по кількості;
- загальна система – не мають обмежень по кількості.
Тож перед тим як наймати людей, потрібно обрати правильно групу ЄП та систему оподаткування.
Складаємо Трудовий договір.
Трудовий договір складаємо коли ви наймаєте людину на постійно роботу (касир, прибиральник, офіціант і т.д.). Якщо робота обмежена в часі і містить лише певне конкретне завдання (виготовлення огорожі, ремонтні роботи у приміщенні і т.п.) тоді підписуєте договір цивільно- правового характеру.
Трудовий договір обов’язково потрібно оформити письмово у 2 примірниках (одним вам, інший працівнику). У ньому ви вказуєте всі обов’язки і права працівника та роботодавця. Додатково реєструвати ухвалений договір у податковій або центрі зайнятості не потрібно.
Як шаблон можна обрати форму договору з Наказу №260 (попередньо видаліть інформацію про центр зайнятості та реєстрацію договору). У договорі заповніть дані про посаду, зарплату, надбавки, графік роботи, тривалість відпустки. Детально опишіть обов’язки працівника та обсяг роботи, але пам’ятайте, що все має бути згідно трудового законодавства та не порушуючи його (до прикладу: з оплатою праці не нижче встановленого державою мінімального розміру і т.д.). Трудовий договір може бути безстроковим (не мати обмежень по часі) та строковим (на визначений термін або на час виконання роботи).
Приймаємо на роботу, список документів.
Працівник має надати вам:
- паспорт або інший документ для посвідчення особи.
- РНОКПП (реєстраційний номер облікової картки платника податків), він же ідентифікаційний номер платника податків. Варто зазначити, що деякі люди можуть його не мати через релігійні переконання, тоді достатньо лише серії та номера паспорта.
- трудова книжка, якщо людина працюватиме у вас за основним місцем роботи.
Якщо робота вимагає спеціальних знань або вимагає додаткових довідок, тоді список можна розширити:
- Диплом\сертифікат про освіту;
- Довідка про стан здоров’я (для деяких професій медогляд обов’язковий) ;
- інші документи, в т. ч. військовий квиток для військовозобов’язаних, приписне свідоцтво для призовників для ведення військового обліку, довідка про звільнення для звільнених з колоній і в’язниць.
Трудовий договір вступить в силу, коли ви оформите Наказ про прийняття на роботу та повідомите податкову про нового працівника. Документи потрібно зберігати, оскільки їх може вимагати від вас Держпраця під час перевірок.
Наказ про прийняття на роботу
Згідно Кодексу законів про працю України (ч. 3 ст. 24 КЗпП) оформлення наказу\розпорядження про прийняття на роботу є обов’язковим.
Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
Наказ повинен містити: дату початку трудових відносин, посаду, підставу (трудовий договір).
Даний наказ швидко оформлюється у модулі «Кадри і зарплата» згідно діючого Законодавства.
Повідомлення податкової про прийняття працівника
До того як працівник приступить до роботи потрібно подати до своєї податкової (там де перебуваєте на обліку) повідомлення (форма затверджена Постановою № 413).
Подати можна через:
- онлайн-сервіси використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП);;
- кабінет платника;
- віднести самостійно паперову версію разом з електронною копією.
Важливо, щоб збігалися дати початку роботи в повідомленні, трудовому договорі та наказі про прийняття на роботу.
Трудова книжка
Трудова книжка заповнюється не складно.
У графі 3 без номера і дати напишіть заголовок — повну назву ФОП, а вже далі записуємо інформацію:
- графа 1 — порядковий номер запису в трудовій;
- графа 2 — дата, з якої працівник приступив до роботи, повинна збігатися з датами в наказі і трудовому договорі;
- графа 3 — назва посади/роботи, розряд (клас, категорія), цех або відділ, наприклад «Прийнятий на посаду спеціаліста з продажу»;
- графа 4 — номер і дату наказу про прийняття на роботу.
Ставите ваш підпис.
Назва роботи, посада, професія працівника в трудовій книжці повинні відповідати даним у Класифікаторі професій ДК 003:2010.
Оформили, що далі?
Як ми зазначали раніше ви зобов’язані платити зарплату не меншу від мінімальної, якщо не на повний день тоді пропорційна до відпрацьованих годин. Ви як роботодавець є податковим агентом своїх працівників і повинні платити за них податки. Із зарплати працівника треба утримати податки: ПДФО та військовий збір й перерахувати ці гроші в бюджет.
Також за працівників вам потрібно подавати два звіти.
- Податковий розрахунок за формою № 1ДФ, де ви звітуєте з ПДФО й ВЗ, подавати слід раз на квартал, протягом 40 днів після його закінчення.
- Звіт з ЄСВ № Д4 — щомісяця, протягом 20 днів після закінчення звітного місяця.