Часто предприниматель сталкивается с ситуацией, когда хочет оформить работника на работу, но процесс принятия и документальная «волокита» вызывают у них лишь дезориентацию и страх.
Что же нужно сделать, чтобы не бояться проверки из Гоструда? Разберемся по порядку.
Кто может оформлять на работу сотрудников?
Отметим, что не все группы ФЛП на упрощенной системе налогообложения могут нанимать людей.
- 1 группа — не имеет права нанимать работников;
- 2 группа — могут нанимать до 10 человек;
- 3 группа — не имеют ограничений по количеству;
- общая система — не имеют ограничений по количеству.
Поэтому перед тем как нанимать людей, нужно выбрать правильно группу ЕН и систему налогообложения.
Составляем Трудовой договор.
Трудовой договор составляем когда вы нанимаете человека на постоянную работу (кассир, уборщик, официант и т.д.). Если работа ограничена во времени и содержит лишь определенное конкретное задание (изготовление ограждения, ремонтные работы в помещении и т.п.) тогда подписываете договор гражданско правового характера.
Трудовой договор обязательно нужно оформить письменно в 2 экземплярах (одним вам, другой работнику). В нем Вы указываете все обязанности и права работника и работодателя. Дополнительно регистрировать принятый договор в налоговой или центре занятости не требуется.
В качестве шаблона можно выбрать форму договора с Приказом №260 (предварительно удалите информацию о центре занятости и регистрации договора). В договоре заполните данные о должности, зарплате, надбавках, графике работы, продолжительности отпуска. Подробно опишите обязанности работника и объем работы, но помните, что все должно быть согласно трудового законодательства и не нарушая его (к примеру: с оплатой труда не ниже установленного государством минимального размера и т.д.). Трудовой договор может быть бессрочным (не иметь ограничений по времени) и срочным (на определенный срок или на время выполнения работы).
Принимаем на работу, список документов.
Работник должен предоставить вам:
- Паспорт или другой документ для удостоверения личности.
- РНОКНП (регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика), он же идентификационный номер налогоплательщика. Стоит отметить, что некоторые люди могут его не иметь из за религиозных убеждений, тогда достаточно лишь серии и номера паспорта.
- Трудовая книжка, если человек будет работать у вас по основному месту работы.
- Если работа требует специальных знаний или требует дополнительных справок, тогда список можно расширить:
- Диплом \ сертификат об образовании;
- Справка о состоянии здоровья (для некоторых профессий медосмотр обязателен).
- Другие документы, в т. ч. военный билет для военнообязанных, приписное свидетельство для призывников для ведения военного учета, справка об освобождении для освобожденных из колоний и тюрем.
Трудовой договор вступит в силу, когда вы оформите Приказ о приеме на работу и сообщите в налоговую о новом работнике. Документы нужно хранить, поскольку их может потребовать от вас Гоструда во время проверок.
Приказ о приеме на работу
Согласно Кодексу законов о труде Украины (ч. 3 ст. 24 КЗоТ) оформления приказа \ распоряжение о приеме на работу является обязательным.
Работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа, и сообщения центрального органа исполнительной власти по вопросам обеспечения формирования и реализации государственной политики по администрированию единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование о принятии работника на работу в порядке, установленном Кабинетом Министров Украины.
Приказ должен содержать: дату начала трудовых отношений, должность, основание (трудовой договор).
Данный приказ быстро оформляется в модуле «Кадры и зарплата» согласно действующего Законодательства.
Сообщение налоговой о принятии работника.
До того как работник приступит к работе нужно подать в свою налоговую (там где состоите на учете) сообщение (форма утверждена Постановлением № 413).
Подать можно через:
- онлайн-сервисы с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП);;
- кабинет плательщика;
- отнести самостоятельно бумажную версию вместе с электронной копией.
Важно, чтобы совпадали даты начала работы в сообщении, трудовом договоре и приказе о приеме на работу.
Трудовая книжка
Трудовая книжка заполняется легко.
В графе 3 без номера и даты напишите заголовок — полное название ФЛП, а уже дальше записываем информацию:
- графа 1 — порядковый номер записи в трудовой;
- графа 2 — дата, с которой работник приступил к работе, должна совпадать с датами в приказе и трудовом договоре;
- графа 3 — название должности / работы, разряд (класс, категория), цех или отдел, например «Принятый на должность специалиста по продажам»;
- графа 4 — номер и дату приказа о приеме на работу.
Ставите подпись.
Название работы, должность, профессия работника в трудовой книжке должны соответствовать данным в Классификаторе профессий ДК 003: 2010.
Оформили, что дальше?
Как мы отмечали ранее вы обязаны платить зарплату не меньше минимальной, если не на полный день тогда пропорционально отработанных часов. Вы как работодатель является налоговым агентом своих работников и должны платить за них налоги. Из зарплаты работника нужно удержать налоги: НДФЛ и военный сбор и перечислить эти деньги в бюджет.
Также за работников вам нужно подавать два отчета.
- Налоговый расчет по форме № 1ДФ, где вы сообщаете по НДФЛ и ВЗ, подавать следует раз в квартал, в течение 40 дней после его окончания.
- Отчет по ЕСВ № Д4 — ежемесячно, в течение 20 дней после окончания отчетного месяца.