Організація товарного обліку ФОП - АБ Система
  • Головна > Підтримка > Консультації > Організація товарного обліку ФОП
  • Організація товарного обліку ФОП

    Навіщо нам товарний облік?

    Товарний облік допомагає ФОП знати кількість наявного товару на даний момент. Часто складів чи точок декілька і щоб уникнути продажу неіснуючого товару потрібно чітко знати його кількість і де він розміщений.

    Отож основні питання які вирішує товарний облік:

    • Відстеження історії товару. Часто виникають розбіжності із постачальниками чи втрати товару, тому краще під рукою мати повну історію кожної позиції\партії від замовлення (рахунку на закупку) до продажу клієнту (накладної відпуску).
    • Інвентаризація, перерахунок. Для уникнення розкрадання\простроченого товару\… важливо раз на певний період часу проводити інвентаризацію та бачити повну картину по складу\торговій точці.
    • Недостачі, надлишки, помилки.  Співробітникам буде легше оформляти замовлення та продажі, якщо вони чітко бачитимуть наявний товар та його місце зберігання.
    •  Списання, повернення. Облік спростить задачу розвантаження складу, адже дозволить швидше відсортувати залежаний товар, списати застарілий\прострочений, повернути постачальнику неліквідний або продати щось із знижкою .
    • Планування та закупівля товару. Важливо вчасно помітити недостачу популярного товару та зробити замовлення на нову партію. Інтуїтивна закупівля може призвести до нагромадження непотрібного асортименту та заморозить ваш дохід в складських запасах.
    • Аналітика продажів. Найлегше питання це визначити ходовий та неліквідний товар. Найважче це знайти втрачений товар або причину його зникнення. Товарний облік покаже хто робив замовлення на яку суму, хто приймав товар та де він має лежати.

    Програмне забезпечення для ведення складського\товарного обліку АБ ОФІС.

    Все більше підприємців і управлінців розглядають автоматизацію обліку та бізнес-процесів компанії, як дієвий інструмент у конкурентній боротьбі, скорочення витрат, підвищенні керованості компанією.

    Автоматизація товарного обліку дозволяє не тільки спростити і прискорити роботу, але і надати власнику або керівництву актуальну інформацію для своєчасного та ефективного управління.

    «АБ ОФІС» – програмний продукт, створений для підвищення ефективності роботи керівника, менеджера, бухгалтера. За допомогою «АБ ОФІС» можна легко і швидко впоратися з усім діапазоном робіт:

    • Налаштовування ціни від закупівельної вартості
    • Програми лояльності
    • Складські документи: рахунки, накладні, акти, інвентаризація.
    • Друк документів та можливість підключення додаткового обладнання (принтерів, кас, ваг і т.д.)
    • Звіти, баланс підприємства, статистика.

    За допомогою програми АБ ОФІС можна легко  формувати звітність та бачити аналітику з продажів\повернень\закупівель\залишків на складах у різних розрізах склад\менеджер\постачальник.

    Відповідальний за склад\торгову точку

    Важливо визначити відповідального за всі операції пов’язані з товаром та надати йому достатній доступ в програмі. Іншим працівникам лише до процесів в яких вони залученні, наприклад: лише в меню продажу товарів. Програма АБ ОФІС має гнучку систему безпеки, що дозволить правильно розділити права та уникнути доступу до важливої інформації (закупівельних цін, програм лояльності, націнки товару, контактів постачальників і т.д.). 

    Якщо обрали відповідальну людину яка раніше не працювала із складським обліком краще провести з нею повний інструктаж та навчити працювати з програмою. Розповісти про правила приймання, зберігання, списання, повернення та продажу товару. Вона має знати алгоритм дій із всіма можливими ситуаціями (брак, повернення, крадіжка, недовіз і т.д). Найкраще мати посадові інструкції в друкованому вигляді, це дозволить легше передавати обов’язки.

    Можна також із відповідальною людиною заключити договір повної матеріальної відповідальності.

    Документація для ФОП в програмі АБ ОФІС.

    Всі операції на складі\торговій точці мають бути оформленні первинними документами. В програмі АБ ОФІС легко фіксувати весь шлях товару від постачальника до клієнта, вся інформація зберігатиметься у базі і її легко можна роздрукувати. 

    Документ на товар — це підтвердження придбання товару, вашого права на нього і доказ факту операції з товаром на випадок спірної ситуації. Основні документи по операціям з товаром:

    • Накладні приходу. Коли купуєте товар, обов’язково вимагайте у постачальників накладну приходу – це ваш документ права на товар. Якщо ви лише посередник, тоді акт приймання-передачі товару.
    • Накладна повернення. Вирішили повернути неліквідний товар постачальнику, разом із ним потрібно оформити та передати накладну повернення. Якщо кінцевий покупець повертає вам товар, ви також маєте оформити накладну повернення.
    • Товаро-транспортна накладна. Основний документ на перевезення товару, на підставі якого ведеться облік ТМЦ (товаро-матеріальних цінностей) на шляху їх переміщення, здійснюються розрахунки за перевезення вантажу й облік виконаної роботи. На підставі ТТН можуть обліковуватися ТМЦ — їх списання, оприбуткування, складський облік.
    • Митні декларації. Документ створюється для імпорту\експорту товару через митний кордон, він є пропуском товару через кордон. Оформляє розпорядник вантажу, а засвідчує митний інспектор.
    • Акт закупівлі. Створюєте документ якщо постачальник фізична особа.
    • Накладна внутрішнього переміщення. Документ створюється, якщо ви переміщаєте товар із одного складу на інший; із складу на торгову точку; між відповідальними.
    • Акт невідповідності.  Якщо ви виявили брак\невідповідність комплектації\якостей\маркування при прийманні товару від постачальника створюйте акт та лист претензію з описом всієї проблеми та зазначте, що саме вимагаєте від постачальника: замінити товар, усунути недоліки, повернути гроші.
    • Фіскальні чеки РРО/ПРРО, товарні чеки. Створюється при продажі товару. Всі документи повинні зберігатися щоб у випадку перевірки контролюючими органами ви могли їх надати. Якщо документів не буде, товар можуть визнати безкоштовно отриманим і запитати письмовий договір дарування, за яким не передбачена грошова компенсація (п. 292.3 ПКУ). До програми АБ ОФІС ви можете підключити РРО або ПРРО і легко видавати дані документи.

    Інвентаризація для ФОП.

    Коли викуповують/продають/здають в оренду майно, змінюється відповідальна особа, є факти розкрадання, закривають ФОП / ліквідують компанію тощо, зазвичай потрібно провести інвентаризацію товарів.  Ніякий закон не змушує ФОПа це робити, але для себе, щоб розуміти реальну картину внутрішнього порядку та обліку краще періодично її проводити. Мусимо ще зазначити, що під час перевірки податківці можуть вимагати проведення інвентаризації.

    Проводити інвентаризацію можна у вільному порядку підприємцем або працівником. У довільній формі документ можна скласти самостійно, або роздрукувати із програми АБ ОФІС.

    Програма автоматично перезаповнить залишки на складах на актуальні із документа.

    Інвентаризація проводиться лише станом на поточну дату, адже ви можете зафіксувати стан товарів на складі на даний момент, а не заднім числом. Як часто проводити її вирішуєте лише ви. Дивіться на специфіку вашої діяльності. Якщо у вас багато різних товарі краще звіряти раз на місяць.

    Товарний облік

    Найкраще проводити облік за партіонним або партіонно-сортованим методом обліку.

    • Партіонний — метод обліку й зберігання товару окремо за партіями. Одна партія — один документ, з одним найменуванням, від одного постачальника. Підходить для бізнесів, які торгують однотипними товарами з обмеженим строком придатності. Але управляти такими запасами складніше. Прикладом партіонного обліку може бути продуктовий бізнес (фрукти, овочі, молочні продукти й дитяче харчування).
    • Партіонно-сортовий — усі товари обліковуються і зберігаються партіями, які розділяються за сортами. Зазвичай цей спосіб обирають компанії з великим асортиментом, коли товари зручно враховувати укрупнено з можливістю деталізувати за сортами (групами).
    Поділитись: