У 2025 році підприємці, які проводять розрахункові операції — готівкові або безготівкові — при продажу товарів чи наданні послуг, зобов’язані вести облік товарних запасів. Продаж дозволено лише тих товарів, які внесені до такого обліку.
Ця вимога визначена у п. 12 ст. 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій» (РРО) від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР.
📄 Які документи потрібно мати під час перевірки
Під час перевірки податкові органи мають право вимагати у підприємця документи, що підтверджують облік та походження товарів, які знаходяться на момент перевірки у місці продажу.
До таких документів належать:
- інвентаризаційні описи товарних залишків;
- документи, що підтверджують отримання товарів від постачальників;
- накладні або інші документи на внутрішнє переміщення товарів між точками продажу.
Без наявності цих документів підприємця можуть оштрафувати за порушення правил обліку товарних запасів.
👥 Хто звільняється від ведення обліку
Вимоги щодо ведення обліку не поширюються на фізичних осіб-підприємців, які:
- перебувають на спрощеній системі оподаткування (єдиному податку);
- не зареєстровані платниками ПДВ.
Однак із цього правила є винятки. Облік товарних запасів обов’язковий для ФОП, які здійснюють реалізацію:
- технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту;
- лікарських засобів і виробів медичного призначення;
- ювелірних виробів і товарів із дорогоцінних металів чи каміння (включно з напівдорогоцінним і органогенного походження).
📘 Порядок ведення обліку товарів за наказом Мінфіну №496
Порядок ведення обліку товарних запасів для ФОП, зокрема єдинників, затверджено наказом Міністерства фінансів України від 03.09.2021 р. № 496.
Дія Порядку №496 поширюється на:
- підприємців, які відповідно до Закону №265/95-ВР повинні вести облік товарів і продавати лише ті, що зазначені у ньому;
- осіб, які фактично здійснюють продаж або розрахункові операції у місцях реалізації ФОП.
📊 Як вести облік товарів
Форма обліку товарних запасів наведена у додатку до Порядку №496.
ФОП повинен регулярно вносити дані про надходження і вибуття товарів на основі первинних документів (накладних, актів, чеків тощо). Ці документи є невід’ємною частиною обліку.
Облік можна вести:
- у паперовій формі — із зазначенням обов’язкових реквізитів на титульному аркуші;
- в електронній формі — у довільному вигляді, але з усіма обов’язковими даними.
До обов’язкових реквізитів відносяться:
- прізвище, ім’я, по батькові ФОП;
- реєстраційний номер облікової картки платника податків або паспортні дані (для осіб без РНОКПП);
- податкова адреса;
- назва і адреса місця продажу чи зберігання товарів.
Для паперової форми ці дані зазначаються на титульному аркуші відповідно до п. 2 розд. II Порядку №496.
У 2025 році облік товарних запасів для ФОП залишається одним із головних критеріїв дотримання вимог податкового законодавства.
Підприємцям, які використовують РРО або ПРРО, варто своєчасно оформлювати первинні документи і вести облік у зручній формі (паперовій або електронній). Це дозволить уникнути штрафів та спростить проходження перевірок.