Организация товарного учета ФЛП

Зачем нам товарный учет?

Товарный учет помогает ФЛП знать количество имеющегося товара на данный момент. Часто складов или точек несколько и чтобы избежать продажи несуществующего товара нужно четко знать его количество и где он расположен.

Основные вопросы которые решает товарный учет:

• Отслеживание истории продукта. Часто возникают разногласия с поставщиками или потери товара, поэтому лучше под рукой иметь полную историю каждой позиции \ партии от заказа (счета на закупку) до продаж (накладной отпуска).
• Инвентаризация, перерасчет. Во избежание хищения \ просроченного товара \ … важно раз в определенный период времени проводить инвентаризацию и видеть полную картину по складу \ торговой точке.
• Недостачи, излишки, ошибки. Сотрудникам будет легче оформлять заказы и продажи, если они четко будут видеть имеющийся товар и его место хранения.
•  Списание, возврат. Учет упростит задачу разгрузки склада, ведь позволит быстрее отсортировать залежалый товар, списать устаревший \ просрочен, вернуть поставщику неликвидный или продать что-то со скидкой.
• Планирование и закупка товара. Важно вовремя заметить нехватку популярного товара и сделать заказ на новую партию. Интуитивная закупка может привести к накоплению ненужного ассортимента и заморозит ваш доход в складских запасах.
• Аналитика продаж. Легче всего это определить ходовой и неликвидный товар. Самое сложное это найти потерянный товар или причину его исчезновения. Товарный учет покажет кто делал заказ на какую сумму, кто принимал товар и где он должен лежать.

Программное обеспечение для ведения складского \ товарного учета АБ ОФИС.

Все больше предпринимателей и управленцев рассматривают автоматизацию учета и бизнес-процессов компании, как действенный инструмент в конкурентной борьбе, сокращение расходов, повышении управляемости компанией.

Автоматизация товарного учета позволяет не только упростить и ускорить работу, но и предоставить владельцу или руководству актуальную информацию для своевременного и эффективного управления.

«АБ ОФИС» — программный продукт, предназначенный для повышения эффективности работы руководителя, менеджера, бухгалтера. С помощью «АБ ОФИС» можно легко и быстро справиться со всем диапазоном работ:

• Настройка цены от закупочной стоимости
• Программы лояльности
• Складские документы: счета, накладные, акты, инвентаризация.
• Печать документов и возможность подключения дополнительного оборудования (принтеров, касс, весов и т.д.)
• Отчеты, баланс предприятия, статистика.

С помощью программы АБ ОФИС можно легко формировать отчетность и видеть аналитику по продажам \ возвратов \ закупок \ остатков на складах в различных разрезах склад \ менеджер \ поставщик.

Ответственный за склад\ торговую точку

Важно определить ответственного за все операции связанные с товаром и предоставить ему достаточный доступ в программе. Другим работникам только к процессам в которых они учавствуют, например только в меню продажи товаров. Программа АБ ОФИС имеет гибкую систему безопасности, которая позволит правильно разделить права и избежать доступа к важной информации (закупочных цен, программ лояльности, наценки товара, контактов поставщиков и т.д.).

Если ответственный человека ранее не работала со складским учетом лучше провести с ним полный инструктаж и научить работать с программой. Рассказать о правилах приема, хранения, списания, возврата и продажи товара. Он должен знать алгоритм действий со всеми возможными ситуациями (брак, возврат, кража, недовоз и т.д). Лучше всего иметь должностные инструкции в печатном виде, это позволит легче передавать обязанности.

Можно с ответственным человеком заключить договор полной материальной ответственности.

Документация для ФЛП в программе АБ ОФИС.

Все операции на складе \ торговой точке должны быть оформлены первичными документами. В программе АБ ОФИС легко фиксировать весь путь товара от поставщика к клиенту, вся информация будет храниться в базе и ее легко можно распечатать.

Документ на товар — это подтверждение приобретения товара, вашего права на него и доказательство факта операции с товаром на случай спорной ситуации. Основные документы по операциям с товаром:

• Накладные прихода. Когда покупаете товар, обязательно требуйте у поставщиков накладную прихода — это ваш документ права на товар. Если вы только посредник, тогда акт приема-передачи товара.
• Накладная возвращения. Решили вернуть неликвидный товар поставщику, вместе с ним нужно оформить и передать накладную возвращения. Если конечный покупатель возвращает вам товар, вы также должны оформить накладную возврата.
• Товаро-транспортная накладная. Основной документ на перевозку товара, на основании которого ведется учет ТМЦ (товарно-материальных ценностей) на пути их перемещения, осуществляются расчеты за перевозку груза и учет выполненной работы. На основании ТТН могут учитываться ТМЦ — их списание, оприходование, складской учет.
• Таможенные декларации. Документ создается для импорта \ экспорта товара через таможенную границу, он является пропуском товара через границу. Оформляет распорядитель груза, а свидетельствует таможенный инспектор.
• Акт закупки. Создаете документ если поставщик физическое лицо.
• Накладная внутреннего перемещения. Документ создается, если вы перемещаете товар из одного склада на другой; со склада на торговую точку; между ответственными.
• Акт несоответствия. Если вы обнаружили брак \ несоответствие комплектации \ качеств \ маркировки при приемке товара от поставщика создавайте акт и письмо претензию с описанием всей проблемы и укажите, что именно требуете от поставщика: заменить товар, устранить недостатки, вернуть деньги.
• Фискальные чеки РРО / ПРРО, товарные чеки. Создается при продаже товара. Все документы должны храниться чтобы в случае проверки контролирующими органами вы могли их предоставить. Если документов не будет, товар могут признать бесплатно полученным и спросить письменный договор дарения, по которому предусмотрена денежная компенсация (п. 292.3 НКУ). В программу АБ ОФИС вы можете подключить РРО или прро и легко выдавать данные документы.

Инвентаризация для ФЛП.

Когда выкупают / продают / сдают в аренду имущество, меняется ответственное лицо, факты хищения, закрывают ФЛП / ликвидируют компанию и т.д., обычно нужно провести инвентаризацию товаров. Никакой закон не заставляет ФЛП это делать, но для себя, чтобы понимать реальную картину внутреннего порядка и учета лучше периодически ее проводить. Должны еще отметить, что во время проверки налоговики могут требовать проведения инвентаризации.

Проводить инвентаризацию можно в произвольном порядке предпринимателем или работником. В произвольной форме документ можно составить самостоятельно, или распечатать из программы АБ ОФИС.

Программа автоматически перезаповнить остатки на складах на актуальные из документа.

Инвентаризация проводится только по состоянию на текущую дату, ведь вы можете зафиксировать состояние товаров на складе на данный момент, а не задним числом. Как часто проводить ее решаете только вы. Смотрите специфику вашей деятельности. Если у вас много разных товаре лучше сверять раз в месяц.

Товарный учет

Лучше всего проводить учет по партионный или партионно-сортировочным методом учета.

• Партионный — метод учета и хранения товара отдельно по партиям. Одна партия — один документ, с одним наименованием, от одного поставщика. Подходит для бизнеса, торгующего однотипными товарами с ограниченным сроком годности. Но управлять такими запасами сложнее. Примером партионного учета может быть продуктовый бизнес (фрукты, овощи, молочные продукты и детское питание).
• Партионно-сортовой — все товары учитываются и хранятся партиями, которые разделяются по сортам. Обычно этот способ выбирают компании с большим ассортиментом, когда товары удобно учитывать укрупненно с возможностью детализировать по сортам (группами).