Законом №2970 передбачено збільшення строків зберігання первинних документів для платників податків. 21 квітня Закон вже було підписано Президентом. У тексті Закону №2970 є норми щодо цих змін ПКУ.
Законом №2970 змінено п. 44.3 ПКУ, яким встановлено вимоги платників податків щодо забезпечення зберігання первинних документів та документації, пов’язаної із декларуванням за податками та зборами.
Підкреслимо, що в нормі ст. 121 ПКУ не зазначено конкретних строків, а відправка йде на ст. 44 ПКУ. Тобто штраф накладається за незберігання первинки в межах строків за ст. 44 ПКУ. А в ній вже йдеться про нові строки. Для всіх платників — 1825 днів, крім ФОПів та ТЦУ й КІК.
За старими правилами
Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів – для ТЦУ) з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.
Також документи, пов’язані з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на ДПС, мали зберігатися не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).
У разі ліквідації платника податків вищенаведені документи за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації для ТЦУ), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.
За новими правилами
Перелік документів, які треба зберігати, залишається незмінним. А от строки зберігання тепер такі:
- 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ (тобто ТЦУ та оподаткування прибутку КІК);
- 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються платниками податку на прибуток, а також юрособами-«єдинниками». Але цей строк не поширюється на документи, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з п. 44.3.1 ПКУ;
- 1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ. Тобто для ФОПів строки зберігання первинних документів щодо їхньої діяльності залишаються незмінними;
- 1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на ДПС, включаючи дозвільні документи.
Правила початку відліку строку зберігання
Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, передбаченої цим Кодексом, для складання якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).
Ліквідація та зберігання
У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 та 39-2 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.
Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ.
На які документи поширюються нові строки зберігання?
Нові вимоги щодо 1825-денного мінімального строку зберігання документів застосовуються до документів, які розроблено:
- до дня набрання чинності цим Законом, строк зберігання яких не закінчився на день набрання чинності цим Законом;
- починаючи з дня набрання чинності цим Законом;
- особою, стосовно якої на день набрання чинності цим Законом розпочато, але не завершено процедуру припинення (ліквідації);
- особою, стосовно якої прийнято рішення про ліквідацію після набрання чинності цим Законом.
Закон набирає чинності з дня, наступного за днем його опублікування, крім окремих норм, але норма щодо внесення змін до п. 44.3 почне діяти з дня набрання чинності. Станом на 24 квітня його ще не опубліковано. Тож як тільки його опублікують, з наступного дня почнуть діяти нові строки зберігання.
Тобто якщо, наприклад, Закон набере чинності з 1 травня 2023 року, то нові строки будуть поширюватися на документи, які почали зберігатися ще з 1 травня 2020 року та строк по ним мав би завершитися 1 травня 2023 року. Тож до 1 травня 2025 року потрібно буде їх зберігати.
Карантин та воєнний час
Нагадуємо теж, що карантин через COVID-19 та війна внесла свої коригування.
Строки зберігання документів на період дії карантину були подовжені. А наразі ще й діє війна, тож цей період також вилучається з граничного строку зберігання.
А ще, до 1 липня 2023 року (поки що саме така дата) діє мораторій на планові перевірки.
І якщо його не буде продовжено, то саме з цієї дати почнуть діяти звичайні умови з новим строком зберігання вже у 1825 днів.